为充分发挥学校档案存史留凭、资政育人的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《浙江大学档案管理办法》等相关制度，制定本规定。
第一条 档案馆向全校师生、校内所属机构及广大校友等免费提供浙江大学馆藏档案查阅利用服务，原则上不提供电话核对、传真、档案原件利用的服务。根据利用者需要，按流程调阅和复制相关档案材料，不提供与应办事件无关或不符合相关法律法规或规定的档案材料。
第二条 档案查阅利用原则：
（一）档案原件不提供利用，利用者抄录、复印档案须经档案管理人员同意；因特殊原因需要使用档案原件的，须填写《浙江大学档案馆查阅利用档案原件申请表》（附件1），审批同意后方可利用。
（二）档案原件只限在馆内查阅，如确因工作需要借出的，须填写《浙江大学档案外借审批表》（附件2），经档案馆负责人审批同意后，方可借出，时间一般不超过3天，特殊情况需继续使用，应办理续借手续。借阅者要对所借出档案的保密、安全、完整负责。
（三）档案馆不提供馆藏中非本校形成的档案的查阅利用，但因校内单位内部学习或项目报送等需要，可以摘抄或复印相关档案，复印的档案应在使用完毕后归还档案馆；国家领导人相关馆藏档案的查阅须经中央有关部门审批同意方能利用。
（四）含身份存疑人物的声像档案不提供利用。
（五）电子版档案的查阅利用须签订档案利用协议书（附件3、或附件4、或附件5），需要利用电子档案到第三方单位制作复制件的须签订三方协议书（附件5）。
第三条 公开档案的查阅利用：
（一）个人查阅馆藏档案
凡大陆公民须持本人身份证、校园卡等有效身份证件查阅本人相关的档案；曾经或正在学校就读或工作的境外人员等查阅本人相关档案，须持护照等有效身份证件查阅利用本人相关的档案；如本人因特殊原因无法办理档案查阅的，可提供书面委托书、身份证件复印件等，委托他人（经办人须出示身份证件）进行档案查阅。
（二）校内所属机构因公查阅利用档案
应提供相关单位介绍信（介绍信内容应包含档案查阅事由、具体内容、利用方式、查阅者姓名和身份证号等）和经办人的有效身份证件。
（三）校外单位因公查阅利用档案
档案馆一般不向校外单位提供馆藏档案的查阅利用；校外单位如因取证等法律流程中需要配合调查，查阅利用学校馆藏档案的，须来函向学校提出申请，学校同意方可查阅，并应签订档案利用协议书（附件4）；校外单位与本校合作举办展览、研究等，除按校内利用完备相应手续外，须提供开展展览或研究等的相关文件，并签订利用协议书（附件5），方可利用。
（四）利用馆藏档案拍摄影视片
校内外单位查阅利用馆藏档案进行新闻、纪录片等影视片拍摄时，除提供以上应有的手续外，还须向学校党委宣传部申请，审批通过后，携带学校党委宣传部的介绍信到档案馆进行拍摄或获取相应素材进行影视片的制作。
第四条 非公开档案的查阅利用，须凭经办人有效身份证件，填写《浙江大学档案馆馆藏历年非公开文件查阅审批表》（附件6），经档案形成部门审批同意，并经档案馆负责人批准后，方可受理查档。非公开档案以摘抄或复印为主要利用方式，如确需利用电子版的，由档案馆刻录光盘提供利用。非公开档案利用完毕应及时归还档案馆，由档案馆按学校相关规定进行回收和销毁，如纸质等已报上级部门等原因无法归还的，须在审批表中注明。
第五条 各类档案查阅利用的规定：
（一）查阅利用教学档案
1.个人查阅本人的学籍档案须凭有效身份证件(身份证、校园卡或护照等)办理；委托他人办理凭本人的委托书和身份证复印件与经办人的有效身份证件办理。
2.批量办理学生学籍档案需要提供相应学院或形成部门介绍信，并与本馆签订档案利用协议书（附件3或附件5）。
3.本人查阅毕业论文须凭有效身份证件；查阅他人的毕业论文须凭查阅者的有效身份证件办理，复印页数不得超过15页。
4.在教学管理和实践过程中形成的教学综合文件、奖状等只面向校内所属机构或者获奖者本人查阅、复印，查阅者须凭本人有效身份证件，因公查询文件或奖状还须提供单位介绍信。
（二）查阅利用科研档案
1.本人查阅专利证书、科研奖状等档案须凭有效身份证件办理；委托他人办理凭本人的委托书和身份证复印件与经办人的有效身份证件办理。
2.因发明专利权转让，需要转移专利证书原件给购买专利权单位的，须由专利发明人提出申请，经工业技术转化研究院审核通过、科学技术研究院审批同意方可办理转出（附件7）。
3.科研项目负责人或参与人可凭本人有效身份证件查阅本人的科研合同、项目档案，其他查阅者可凭有效身份证件和项目负责人的书面授权同意书或所在学院介绍信或立卷单位介绍信查询科研项目档案。
（三）查阅利用基建档案
1.个人利用相关房屋基建图纸需凭该房屋产权证、个人有效身份证件现场办理，查阅房屋附近公共设施还须提供社区或物业的介绍信。
2.查阅利用学校公用房相关基建档案须提供基建处介绍信与经办人有效身份证件办理。
3.校内修缮工程基建档案等须凭总务处介绍信与经办人有效身份证件办理。
4.基建图纸一般提供电子版档案。
（四）查阅利用文书档案
1.查阅学校发文、工作总结等公开文书档案须提供经办人所在校属机构介绍信及有效身份证件。
2.查阅有关本人工龄、任免、职称、获奖荣誉、离退休等证明性文件，可凭本人有效身份证件办理；委托他人办理凭本人的委托书和身份证复印件与经办人的有效身份证件办理。
（五）查阅利用财会档案
1.因公查阅利用报表、账簿等财务档案须凭学校计财处介绍信和经办人有效身份证件办理。
2.查阅利用财会凭证须凭经办人所在单位的凭证查询联系单（备注计划财务处提供的凭单号）和经办人有效身份证件现场办理。
3.查阅本人工资凭有效身份证件办理，批量查阅教职工等的工资须凭经办人所在校属机构或计划财务处的介绍信及经办人的有效身份证件办理。
（六）查阅利用捐赠档案
1.捐赠档案是指社会组织或校所属机构或个人向浙江大学捐赠的，指定收藏于学校档案馆，具有保存价值的不同载体形式的档案材料。捐赠档案主要供浙江大学用于学术研究、推广、宣传、展览、出版等用途。
2.查阅利用捐赠档案须提供经办人所在校属机构介绍信及有效身份证件，档案馆按与捐赠者签订的《档案捐赠协议》或《档案利用授权书》相关条款提供相应档案利用；因未签订《档案捐赠协议》或《档案利用授权书》等原因，不明确捐赠者意愿的，还须提供捐赠者的书面同意书；捐赠者已去世的，可提供捐赠者直系亲属的书面同意书进行捐赠档案的查阅利用；无法联系上捐赠者或直系亲属的捐赠档案，视同授权档案馆依法提供利用。
3.档案捐赠者对所捐赠的档案享有无偿和优先使用权，并可以对档案中不宜开放的部分提出限制利用的意见，档案馆依法保护捐赠档案涉及的知识产权和个人隐私等合法权益。
4.为加强捐赠档案实体保护，档案馆利用现代化信息技术和网络技术，逐步对捐赠档案进行数字化，以提供电子档案进行查阅利用。
5.利用捐赠档案进行编撰，出版相关书籍、音像制品等，公布相关内容应征询档案当事人、捐赠人意见，并注明出处；成品后应赠送若干给相关人物档案的当事人、档案捐赠人和档案馆。
6.档案馆原则上不提供捐赠档案实体（捐赠档案的当事人、捐赠人除外），如校所属机构代表学校确需使用捐赠档案实体的，须提供捐赠人或直系亲属书面同意书，并经档案馆馆务会审核通过方可办理。
（七）查阅利用非捐赠人物、实物、声像档案
1.因公查询须凭经办人所属机构介绍信和有效身份证件现场办理。
2.历史珍贵档案需经档案馆馆务会批准同意后方可提供利用。
3.利用声像档案须签订档案利用协议书（附件3、或附件4、或附件5）；
4.利用已故人员档案须提供已故人员退休前所在校属机构或学校离退休工作处介绍信及经办人的有效身份证件办理。
第六条 查阅利用涉密档案，按《浙江大学涉密档案管理细则》（党委发〔2022〕101号）执行。
第七条 利用者查阅档案前，应首先通过“浙大档案馆”微信公众号或档案馆官网进行预约查档登记，如实填写相关信息，按要求上传相应的有效身份证件、介绍信或公函等证明材料，并按流程办理档案的查阅利用（附件8），如需要查阅利用电子版档案的须携带存储设备。
第八条 利用者应对所查阅档案的保密、安全和完整负责，不得对其抽拆、污损、涂改、擅自带出档案馆；用完归还时应经档案管理人员当面点清注销；同时应注意妥善保管复制件，不得随意传播扩散档案内容。
第九条 档案查阅者在研究著述、编史修志中引用档案，应遵守国家、学校和档案馆的有关规定,并在成果中注明来源于浙江大学档案馆馆藏。鼓励利用者将撰写的著作或其它学术成果赠送档案馆收藏。
第十条 随身物品须放置在本馆提供的存物箱内，不得携带箱包、食品和易燃易爆等物品进入阅览室，饮用水具须放置在指定地点。
第十一条 查阅档案时须保持室内肃静和卫生，禁止喧哗，严禁吸烟，不准随地吐痰。
第十二条 开放时间：周一至周四全天及周五上午（上午8:30-11:30，下午13:30-17:00）。
第十三条 本规定未尽事宜，参照国家、教育部、浙江省等档案查阅利用的法律法规执行。
第十四条 本规定由浙江大学档案馆负责解释。