浙档〔2008〕78号
各有关高等院校：
为贯彻《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号），推进依法治档，加强和规范高校档案工作，进一步发挥高校档案机构保管利用和监督指导两项职能，根据《档案法》、《浙江省实施〈档案法〉办法》、《高等学校档案管理办法》和《浙江省档案行政执法检查试行办法》（浙档〔2004〕38号）的有关规定，省档案局和省教育厅将联合组织开展高等院校2008年度档案工作检查。现将有关事项通知如下：
一、年检范围
浙江省高校档案工作协作组第一至第六协作组。
二、年检内容
（一）组织学习、宣传档案法律法规、特别是学习贯彻《高等学校档案管理办法》的情况，档案工作基本制度建设情况，高校档案机构建立健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作情况；
（二）学校主要负责人领导档案工作的机制体制及履责情况，学校档案工作机构设置、人员配备、经费保障、基础设施建设等是否适应档案工作需要；
（三）2007年度所形成档案的收集、归档、集中统一管理等情况，特别是教学类、科研类、基本建设类文件材料以及特种载体档案的收集、归档情况，高等学校根据实际需要设立分室单独保管档案的，检查分室收集保管情况；
（四）各高校组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作情况；
（五）档案的安全保管情况；
（六）档案开放利用及社会公共服务功能拓展情况。
三、年检时间、方法、程序和结果
（一）自查。各高校依据《浙江省档案行政执法检查标准》，结合2008年度检查的主要内容，对本单位档案工作情况逐项进行自查，填报《浙江省高等院校档案工作年检登记表》（详见附件），同时编制年度档案整理说明，并将《浙江省高等院校档案工作年检登记表》和《年度档案整理说明》书面报送至省档案局法规宣传处，或将上述材料电子版发送至省档案局法规宣传处，电子邮箱：fgxcc@zjda.gov.cn。报送时限：2008年12月20日。联系人：胡文苑，联系电话：0571—85113287。
在自查过程中，请各协作组组长组织本组成员单位进行互查，根据互查情况，推荐2008年度高校档案工作先进单位1家，年度档案工作先进个人1至2名，先进个人评选范围为在校本级档案馆（室）从业三年以上的专职档案人员，以上推荐评先名单请于2008年12月20日前报送省档案局法规宣传处，报送方式同上。
（二）抽查。省档案局、省教育厅将组成高等院校档案工作年度检查组会同省高等学校档案学会相关人员，于2008年12月下旬至2009年1月上旬分别对浙江师范大学、杭州电子科技大学、浙江传媒学院、绍兴文理学院、台州学院、浙江工商职业技术学院六所院校档案工作进行抽查。检查组成员名单和行程安排另行通知。
（三）现场抽查程序
1．听取被检查单位分管领导汇报（准备书面材料一式六份）；
2．实地检查贯彻执行档案法律、法规、规章的情况；
3．作出现场检查记录；
4．检查组反馈意见。
（四）年检结果
1．通报。检查组将依据《浙江省档案行政执法检查标准》和2008年度检查主要内容的要求，对各单位档案工作进行材料审查、实地抽查和综合评议，经省档案局、省教育厅审核后通报年检结果。
2．奖惩。对达到《浙江省档案行政执法检查标准》和2008年度检查要求的单位将予以合格评定，年度高校档案工作先进单位和先进个人将予以通报表彰。对于年检中发现的违反档案法律法规，情节较轻的行为，省档案局将发出《档案执法监督检查通知书》，限期整改；到期仍未达到整改要求的，以及违反档案法律法规情节严重的，省档案局将依法查处。有下列情况之一的，直接确定为年度检查不合格：
（1）未按规定设立档案工作机构或者配备档案工作人员；
（2）单位各种门类档案未实行集中管理的（设置分室的除外），或者有积存文件材料没有整理归档的；
（3）未依法采取档案保管安全措施的；
（4）发生档案损毁、泄密、丢失等违法行为的；
（5）其他违反档案法律法规行为的。
请各单位按照本通知要求，结合单位实际情况，作出相应的工作安排。
浙江省档案局 浙江省教育厅
二○○八年十二月三日
各有关高等院校：
为贯彻《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号），推进依法治档，加强和规范高校档案工作，进一步发挥高校档案机构保管利用和监督指导两项职能，根据《档案法》、《浙江省实施〈档案法〉办法》、《高等学校档案管理办法》和《浙江省档案行政执法检查试行办法》（浙档〔2004〕38号）的有关规定，省档案局和省教育厅将联合组织开展高等院校2008年度档案工作检查。现将有关事项通知如下：
一、年检范围
浙江省高校档案工作协作组第一至第六协作组。
二、年检内容
（一）组织学习、宣传档案法律法规、特别是学习贯彻《高等学校档案管理办法》的情况，档案工作基本制度建设情况，高校档案机构建立健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作情况；
（二）学校主要负责人领导档案工作的机制体制及履责情况，学校档案工作机构设置、人员配备、经费保障、基础设施建设等是否适应档案工作需要；
（三）2007年度所形成档案的收集、归档、集中统一管理等情况，特别是教学类、科研类、基本建设类文件材料以及特种载体档案的收集、归档情况，高等学校根据实际需要设立分室单独保管档案的，检查分室收集保管情况；
（四）各高校组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作情况；
（五）档案的安全保管情况；
（六）档案开放利用及社会公共服务功能拓展情况。
三、年检时间、方法、程序和结果
（一）自查。各高校依据《浙江省档案行政执法检查标准》，结合2008年度检查的主要内容，对本单位档案工作情况逐项进行自查，填报《浙江省高等院校档案工作年检登记表》（详见附件），同时编制年度档案整理说明，并将《浙江省高等院校档案工作年检登记表》和《年度档案整理说明》书面报送至省档案局法规宣传处，或将上述材料电子版发送至省档案局法规宣传处，电子邮箱：fgxcc@zjda.gov.cn。报送时限：2008年12月20日。联系人：胡文苑，联系电话：0571—85113287。
在自查过程中，请各协作组组长组织本组成员单位进行互查，根据互查情况，推荐2008年度高校档案工作先进单位1家，年度档案工作先进个人1至2名，先进个人评选范围为在校本级档案馆（室）从业三年以上的专职档案人员，以上推荐评先名单请于2008年12月20日前报送省档案局法规宣传处，报送方式同上。
（二）抽查。省档案局、省教育厅将组成高等院校档案工作年度检查组会同省高等学校档案学会相关人员，于2008年12月下旬至2009年1月上旬分别对浙江师范大学、杭州电子科技大学、浙江传媒学院、绍兴文理学院、台州学院、浙江工商职业技术学院六所院校档案工作进行抽查。检查组成员名单和行程安排另行通知。
（三）现场抽查程序
1．听取被检查单位分管领导汇报（准备书面材料一式六份）；
2．实地检查贯彻执行档案法律、法规、规章的情况；
3．作出现场检查记录；
4．检查组反馈意见。
（四）年检结果
1．通报。检查组将依据《浙江省档案行政执法检查标准》和2008年度检查主要内容的要求，对各单位档案工作进行材料审查、实地抽查和综合评议，经省档案局、省教育厅审核后通报年检结果。
2．奖惩。对达到《浙江省档案行政执法检查标准》和2008年度检查要求的单位将予以合格评定，年度高校档案工作先进单位和先进个人将予以通报表彰。对于年检中发现的违反档案法律法规，情节较轻的行为，省档案局将发出《档案执法监督检查通知书》，限期整改；到期仍未达到整改要求的，以及违反档案法律法规情节严重的，省档案局将依法查处。有下列情况之一的，直接确定为年度检查不合格：
（1）未按规定设立档案工作机构或者配备档案工作人员；
（2）单位各种门类档案未实行集中管理的（设置分室的除外），或者有积存文件材料没有整理归档的；
（3）未依法采取档案保管安全措施的；
（4）发生档案损毁、泄密、丢失等违法行为的；
（5）其他违反档案法律法规行为的。
请各单位按照本通知要求，结合单位实际情况，作出相应的工作安排。
浙江省档案局 浙江省教育厅
二○○八年十二月三日