各有关单位：
档案肩负着“存史、资政、育人”的工作使命，是学校长期办学发展的历史记录，是各项工作的查考凭据，是师生校友工作学习的有效凭证，是学校文化宣传教育的生动素材和珍贵见证。
交换生、进修生是我校学生的组成部分，他们与广大浙大师生一起为国家、民族发展做出了重要贡献。为进一步加强我校历史档案的全面性建设，努力服务学校“双一流”建设，大力促进校史编纂等重点工作，有效服务师生档案查询利用，档案馆决定开展交换生、进修生学籍档案“溯源工程”专项行动，现将有关事项通知如下：
一、溯源部门
各学院（系），本科生院，研究生院，国际教育学院，国际合作与交流处、港澳台事务办公室等与交换生、进修生工作相关的部门
二、溯源时间
四校合并（1998年9月）至2022年12月底
三、归档范围
1.历年各类交换生、进修生名单，成绩单等学籍材料
2.有关核心业务工作档案
3.其他重要材料
四、归档要求
1.归档材料须为原件，内容须真实、准确、与实际相符，字迹清楚，签字盖章手续完备。
2.移交目录中材料的排序与档案实体材料排序一致，以便后续清点交接。
3.请按照格式要求填写相应的《移交清单》（详见附件1），“移交单位”须填写学院名全称，请勿填写简称；文件、手册只录一条题名即可；名册、成绩需细化到每一个学生录入。《移交清单》一式两份，须同时提交纸质版与电子版。纸质版需有分管领导、兼职档案员签字并加盖部门公章，电子版请发送到邮箱：xingjing51@zju.edu.cn。
4.同时根据溯源实际情况，填写《部门溯源清单》（详见附件2）。《部门溯源清单》纸质版由档案工作分管领导、经办人签字，并加盖所在单位公章。
五、其他要求
1.办理时间：请各部门2024年6月30日前完成交换生、进修生学籍档案“溯源工程”归档工作。
2.收集地点：
①档案馆收集指导办公室西溪校区收集点（艺术楼C座-407室），电话：88981017
②档案馆收集指导办公室紫金港校区收集点（紫金港东三-132室），电话：88273047
3.咨询电话：夏老师 88273047
浙江大学档案馆
2024年4月10日