各立卷部门：
请根据浙大发〔2010〕10号《浙江大学档案管理办法（2010年5月修订）》和浙大发 [2010]11号《浙江大学立卷部门档案归档范围和保管期限规定（2010年5月修订）》文件精神，对照各类档案归档应注意的问题以及著录规范（下载地址：http://www.acv.zju.edu.cn/guide/opentime.asp?moduleid=2 下载专区 “教程”），及时、准确、规范地做好本部门2011年档案材料的整理归档工作。以下是各类档案材料的归档截止时间和归档要求：
一、各门类档案材料归档截止时间 综合管理类：2010年综合管理类文件，2011年6月底； 教学类：2010年教学类档案，2011年3月底； 科研类：科研项目档案在结题、鉴定、验收后两个月内； 基建类：基建项目在项目竣工验收后三个月内，修缮项目为2011年6月底； 招标项目：2011年6月底； 重大活动：重大活动各类材料（纸质、声像、实物等），在活动结束后两个月内。
二、档案归档的要求
1、所有档案在向档案馆移交时，首先应将档案按文件形成年份或项目验收、结题年份分开；
2、所有归档的档案材料都必须编制移交目录移交目录请在部门预立卷系统打印，也可用EXCELL格式打印并提供其电子版。
（1）综合管理类：部门预立卷系统按卷内文件目录打印移交目录；EXCELL格式，请提供文件序号、责任者、文件编号和文件名称等信息。
（2）项目类：按部门预立卷系统案卷目录打印移交目录；EXCELL格式，请提供项目序号、责任者、项目名称和课题类别（如国家863计划项目）等信息。
（3）学生成绩，EXCELL格式，请提供序号、学号、学生姓名、专业、毕业时间、性别、出生日期和出生地等信息。
（4）基建项目、修缮项目请按卷内目录格式移交。
3、所有的归档材料都必须当面清点，移交双方在移交清单上签字。
请各立卷部门向档案馆移交档案前，将所有档案实体按移交目录进行排序?归档的文件材料较多时，请分成若干捆，并对捆进行编号，在每捆上面写上迄止序号。
档案移交地址：西溪校区艺术楼C座406室收集指导办，电话：88273047；或紫金港校区东三114室（从2011年5月17日起搬迁至东三132室），电话：88981017。名人、实物类档案交西溪校区C座410室特种档案办，电话：88273292。
请各立卷部门知照，谢谢支持与合作。
