浙江大学印发《浙江大学电子文件归档与
电子档案管理规范》的通知
各学院（系），行政各部门，各校区管委会，直属各单位：
经学校研究决定，现将《浙江大学电子文件归档与电子档案管理规范》印发给你们，请遵照执行。
浙江大学
2023年4月23日
浙江大学电子文件归档与电子档案管理办法
第一章 总则
第一条 为规范和加强学校电子文件归档和电子档案的管理工作，保障电子档案的安全保管和开发利用，根据《中华人民共和国档案法》《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）等法律、标准的规定，结合学校实际，特制定本办法。
第二条 本办法所称的电子文件与电子档案，包括学校从事教学、科研、管理等活动直接形成或交换共享的具有保存和利用价值的文字、图表、图像、音频、视频、数据库等不同形式的电子信息记录，以代码形式记录于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取，并可在通信网络上传输。
第三条 本办法以维护应归档电子文件的真实性、完整性、有效性为原则，保证电子档案的安全性和可利用性。
第二章 电子文件归档的管理体制和职责
第四条 学校档案馆是学校电子文件归档的归口管理部门。负责学校电子文件归档管理工作组织协调、监督检查和业务指导，负责学校电子文件归档和电子档案管理制度的制定和实施，负责学校电子档案的集中统一保管与提供利用。学校信息技术中心对归档电子文件的安全存储提供技术与网络等方面的支持。
第五条 学校各部门、学院（系）、单位（以下统称各单位）负责本单位应归档电子文件的形成、收集、积累、整理与登记，定期向档案馆移交。
第三章 电子文件收集、积累
第六条 学校各单位在教学、科研、管理以及其它职能活动中直接产生的、并具有查考利用价值的电子文件均应列入收集积累范围。收集积累的电子文件按其稿本类型可分为草稿、定稿和正式电子文件；按电子文件的格式类型可分为文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、计算机程序文件和数据库文件。电子文件稿本代码为：M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件；电子文件格式类型代码：T—文本文件；I一图像文件；G—图形文件；V 一影像文件；A—声音文件；O—超媒体链接文件；P—程序文件；D—数据文件。
第七条 应归档电子文件收集、积累的具体要求
（一）文本文件：应以PDF、XML、RTF、DOC、TXT等为通用格式，电子公文正本、定稿、公文处理单应以版式文件格式，其他电子文件、电子文件组件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式；电子公文的版式文件格式应采用PDF格式或PDF/A格式。
（二）图像文件：应以JPEG、TIFF为通用格式。如果采用了非通用格式，应在收集时将其转换为通用格式；如无法转换，则应将相关软件一并收集。
（三）图形文件：利用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形文件，应注明其软硬件环境和相关数据。
（四）影像文件：视频或多媒体影像文件，应以MPEG、AVI、MP4等为通用格式。
（五）音频文件：应以WAV、MP3等为通用格式。
（六）超媒体链接文件：应以HTML等为通用格式。如果在链接文件中有关联其他多媒体文件的，应提供关联的多媒体文件。
（七）程序文件：除源代码的文本文件外，应包括程序开发中的其他项目管理文件、资源文件等（以开发集成环境提供的源代码集为准），并注明开发集成环境及各类文件的说明。
（八）数据文件：数据库管理软件提供的数据存储和导入导出的格式文件（以各数据库管理系统规定为准），应注明数据库类型、名称和版本号。经过加密保存的数据，在归档时应提供相应的解密工具。
（九）对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件，应转换为通用格式；如果不能转换，应连同专用软件一并收集。
（十）应严格遵守国家相关保密要求。
第八条 对收集、积累的电子文件应定期制作备份，及时迁移到离线载体上进行保存，并进行明确标注，放入专用装具内妥善保管。已归档的电子文件，应在本单位保留一年以上方可自行处理；其中存储视听资料的原始载体及电子数据的原件应在本单位保留，保留期限为永久。
第九条 学校规定应数字签章的电子文件，应进行数字签章操作后收集归档；经依法设立的第三方电子认证服务机构认证的数字签章，应注明机构名称和期限。
第四章 电子文件的整理、归档
第十条 学校各单位应定期把收集、积累的符合归档条件的电子文件及时向档案馆移交。因纸质文件和电子文件双套制归档管理的需要，电子文件应遵循《浙江大学电子印章管理办法》（浙大党办〔2022〕12号）的相关规定，加盖电子印章后移交归档，或纸质文件加盖实体印章后扫描形成电子文件后移交归档。
第十一条 电子文件归档范围、保管期限参照《浙江大学档案管理办法》（浙大发〔2021〕10 号）有关规定执行。
第十二条 归档电子文件的整理要求
（一）归档电子文件的整理，参照学校实体档案的整理方式与步骤。
（二）通过系统对接方式归档的电子文件及其元数据，以接口方式自动获取至学校档案管理系统；通过离线物理归档和远程归档的电子文件及其元数据，由各单位参照《浙江大学综合管理类文件著录规则》录入学校档案管理系统。
（三）归档电子文件的分类方案参照《浙江大学档案实体分类方案》执行。
第十三条 电子文件归档由各单位完成，可采用“系统对接归档”或“远程归档”或“离线物理归档”的操作方式。
（一）系统对接归档方式的基本要求
1.各单位业务系统与学校档案管理系统建立对接接口，档案管理系统通过接口获取应归档的电子文件及其相关元数据。
2.各单位业务系统与档案管理系统的归档接口方式可通过webservice接口方式、中间库接口方式以及其他的有效接口方式。
3.通过系统对接方式归档的电子文件及其元数据，应由各单位初审，经档案馆审核鉴定后存档。
（二）远程归档的基本要求
1.远程归档由各单位在学校档案管理系统详细著录电子文件元数据，并上载电子文件，经档案馆审核鉴定后存档。
2.在远程归档之前应严格检查电子文件的完整性和有效性。
（三）物理归档方式的基本要求
1.不适用“系统对接归档”、“远程归档”的电子文件，可采用物理归档方式。
2.物理归档应采用硬盘、光盘或U盘，并标注文件内容、类别、存入日期及编号。
3.采用物理归档的各单位，应在每年6月底前，将应归档的电子文件向学校档案馆移交归档。
4.档案馆在接收物理归档的电子文件时，应对载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行移交。检验项目如下：
（1）载体有无划痕，是否清洁；
（2）有无病毒；
（3）是否真实、完整及有效；
（4）登记表、软件、说明资料等是否齐全；
（5）特殊格式的电子文件其相关软件、版本、操作手册等是否完整。
凡检验不合格的，应及时退回重新制作后再次检验归档。检验合格的，移交单位和校档案馆分别填写《浙江大学物理归档电子文件登记表》（附件1）和《浙江大学物理归档电子文件移交、接收检验登记表》（附件2），双方签字盖章。登记表一式两份，一份留存电子文件移交单位，一份留存校档案馆。
物理归档的电子文件，应及时进行迁移复制，以多副本形式保存。
第十四条 档案馆应对移交归档的电子文件进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、有效性和安全性。
第五章 归档电子文件保管、利用、统计和销毁
第十五条 归档后的电子文件，校档案馆可采取以下方式保存：
（一）基于档案管理系统的实时在线方式；
（二）基于脱机载体方式；
（三）基于单机模式的离线方式。
第十六条 归档电子文件的脱机载体保管应按照国家档案局《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-1995）的要求，采用专门的保护设备和保护技术措施，其载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17℃-20℃；相对湿度控制在35%-45%。
第十七条 应定期对保存归档电子文件载体进行抽样检验，每满4年进行一次抽检，抽检率不低于40％，并将检验结果填入《浙江大学归档电子文件管理登记表》(附件3)。如发现问题应及时采取补救措施。如网络系统扩充或系统设备更新，应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性，如不兼容，应及时对归档电子文件进行迁移，并将迁移信息填入《浙江大学归档电子文件迁移登记表》。（附件4）
第十八条 脱机磁性载体上的归档电子文件，每4年要复制转存一次。需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于4年。
第十九条 对归档电子文件的备份复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。
第二十条 归档电子文件提供利用注意事项：
（一）应严格遵守国家相关保密规定。
（二）应根据不同要求在档案管理系统中为利用者设置相应的归档电子文件利用权限。
（三）归档电子文件利用者应在权限允许范围内进行检索、浏览、复制、下载等相关利用。
（四）已加盖电子印章的电子文件经打印后直接利用视同复印件，加盖“档案证明专用章”或“原件已归档章”后视同原件。
（五）归档电子文件及其元数据的离线存储介质不得外借。
（六）采用在线方式提供利用时，应遵守国家有关信息安全的相关规定。
第二十一条 档案馆应当按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
第二十二条 归档电子文件的销毁，参照国家关于档案销毁的有关规定与程序执行。
第六章 附则
第二十三条 本办法未尽事宜，参照国家、浙江省其它有关电子文件的标准和规定。
第二十四条 本办法自发布之日起施行，由学校档案馆负责解释。《浙江大学电子文件归档与管理暂行办法》（浙大发〔2005〕49 号）同时废止。
附件1：浙江大学物理归档电子文件移交登记表
附件2：浙江大学物理归档电子文件移交、接收检验登记表
附件3：浙江大学归档电子文件管理登记表
附件4：浙江大学归档电子文件迁移登记表