浙江大学档案馆门户

第一条为加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等有关法律和部门规章，结合学校实际，制定本办法。

第二条本办法适用于学校计划财务处以及在银行开户的独立核算、二级核算单位，以下统称各会计单位。

第三条会计档案是指在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。具体包括：

1．会计凭证类。包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证。

2．会计账簿类。包括总账、明细账、日记账、固定资产卡、辅助账簿及其他辅助账簿。

3．财务会计报告类。包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告（包括会计报表、附表、附注及文字说明）及其他财务报告。

4．其他会计资料类。包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第四条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的保管期限详见附件1。

第五条各会计单位应设专（兼）职会计档案管理人员，并报学校计划财务处、档案馆备案。会计档案管理人员应认真执行《浙江大学会计档案管理人员岗位职责》（详见附件2），加强会计档案管理，做到会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和档案泄漏。

第六条采用电算化系统进行会计核算的单位，应当保存好磁盘、光盘等存贮介质和相关联的其他纸质会计档案。

第七条学校计划财务处的会计档案在会计年度终了后，可暂由内设的档案室临时保管不超过3年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。临时保管期满后，按《浙江大学会计档案分类目录表》要求上交学校档案馆。

第八条基本建设处的会计档案在本单位保管3年后，按《浙江大学会计档案分类目录表》要求上交学校档案馆。其他会计单位的会计档案均按保管年限由各会计单位自行保管。

第九条会计档案的整理和装订：

各种会计凭证应按期（日、月）进行装订。装订前，须对各种会计凭证按记账凭证的编号顺序排列，严格审查，确保无错、无漏、无串号。

装订凭证须用线绳系牢，不得用纸绳或铁丝，以免久存断裂、破散、锈蚀和丢失。装订线头须用封皮粘牢，盖上装订人戳记，防止事后被拆开抽换。

每册凭证都应加具封面，按照规定的项目填写齐全，注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码。对于数量较多的原始凭证，如收、发料单等，可以单独保管装订成册，并在封面上载明此记账凭证的日期、凭证号。

凭证装订以2.4厘米至3.2厘米厚为宜。装订成册后的会计凭证应及时进行会计档案的登记、编号及上架，便于日后查阅。

各种经济合同、信托存款协议书、涉外文件等重要原始凭证，必须单独保管，并另编目录，单独登记。

第十条会计账簿和会计报表在封面上应注明单位名称及账簿、报表名称。账簿的扉页应设置《账簿启用及交接记录》和目录，以确保会计资料的安全、完整。

各会计单位必须在次年3月底前完成账簿及报表的装订、编号、登记、清理和上架工作。

第十一条会计档案的立卷、编号采用“种类部门年份”分类法进行立卷编号。

1．分类代号为：CK11综合、CK12会计报表、CK13会计账簿、CK14会计凭证、CK15工资清册。

2．案卷分类编号的组成为：分类、部门、月、日、序数；代号、编号、年、该案卷总数；流水号、始讫凭证号。

会计凭证每册一号，一年内连续编一个流水号。

各会计单位需上交的会计档案接年度分类编流水号；自行保管的会计档案可根据管理需要另编流水号。

装订、编号后的会计档案要及时书写、粘贴标签，登记《浙江大学会计档案分类目录表》，然后按规定进行妥善处理。

第十二条需查阅会计档案的，经查阅人所在单位负责人批准后，持单位介绍信提出查阅申请。经会计档案管理人员同意后，办理登记手续。

第十三条查阅会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第十四条查阅会计档案完毕须放回原处，不得将会计档案带出查阅室。

第十五条会计档案一般情况下不得借出，如特殊需要，经会计单位负责人批准并登记后方能携出，须按时归还。

第十六条查阅已移交学校档案馆的会计档案，须持所在单位介绍信，由学校档案馆接待，产生会计档案的会计单位财会人员可协助提供查阅线索。

第十七条各会计单位须将应上交的会计档案编制移交目录（一式两份）经本会计单位负责人审核签字后连同案卷上交学校档案馆，不得自行封包保存。移交时，凡不符合归档要求的，学校档案馆应予退回，并要求限期完成，重新验收。

学校档案馆接收的会计档案，原则上须保持原装，个别需拆封整理的，应经会计单位负责人同意，并会同会计单位的经办人员共同拆封、整理，以确保会计档案的安全性。

第十八条会计单位因合并、分立、撤消、破产或其他原因而终止的，会计档案管理按财政部、国家档案局有关规定执行。

第十九条会计档案保管期满需销毁时，由学校档案馆牵头，组织相应会计单位、学校审计、纪检监察等机构和人员共同进行鉴定、严格审查，并编造会计档案销毁清册。学校分管校领导、档案馆负责人、会计单位负责人、档案馆经办人、会计单位经办人在会计档案销毁清册上签署同意意见后方可销毁。

对其中未了结的债权、债务原始凭证，应单独抽出，另行立卷，保管到结清债权、债务时为止。

第二十条销毁会计档案时，应由学校档案馆、会计单位共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对。销毁后，在销毁清册上签名或盖章，并将监销情况报告会计单位负责人。

第二十一条本办法自发布之日起施行，由学校计划财务处、档案馆负责解释。如与学校原有相关规定冲突，以此为准。

附件1

浙江大学会计档案保管期限表

序号	会计档案名称	保管期限	备注
一	会计凭证类
1	会计凭证(原始凭证、记账凭证和汇总凭证)	30年
2	涉外会计凭证	永久
二	会计账簿类
1	总账	30年
2	明细分类、分户账或登记簿	30年
3	税收日记账(总账)和税收票证分类出纳出纳账	30年
4	日记账	30年
	现金、银行存款日记账	30年
5	固定资产明细账(卡片)	固定资产报废清理后保管5年
6	涉外会计账册	永久
三	会计报告类
1	年度预决算报表(含文字说明)	永久	各会计单位所属单位报送的保管2年
2	月、季度报表(含文字分析)	10年	各会计单位所属单位报送的保管2年
四	工资清册
1	工资发放名册、卡片	永久
2	工资转移、证明、通知存根	30年
3	各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等	15年
五	其他类
1	会计移交清册	永久
2	会计档案保管清册	永久
3	会计档案销毁清册	永久
4	银行存款余额调节表	10年
5	银行对账单	10年
6	发票存根	5年
7	内部结算凭证存根	3年

注：1．以上所列会计档案保管期限为最低保管期限。

2．各会计单位会计档案的名称如有同附表所列会计档案名称不相符的，可比照类似档案保管期限办理。

附件2

会计档案管理人员岗位职责

1．做好日常会计档案的收集、整理、电子归档、保管、查阅工作，按规定编制、移交账册，及时向学校档案馆移交会计档案。

2．注意收集、积累财务分析材料，并按要求进行整理、组卷、分类编号，并编制会计档案目录。

3．保证组卷工作质量。要正确无误地编写好案卷和卷内目录，并编上页号，书写要工整。

4．会计档案要妥善保管，做到无缺少、无破损、无伪造，日常要做好会计档案的防潮、防鼠、防霉工作。

5．严格档案管理，做好会计档案的保密工作。

6．热心为查阅者服务，发挥会计档案的作用。