各部门，各学院（系），各校区管委会，各直属单位，各有关企业：
学校2024年度声像档案收集归档工作已经启动。为进一步规范归档工作，根据《浙江大学档案管理办法》（浙大发〔2021〕10号）有关要求，现就2024年度及四校合并以来形成的声像档案归档工作通知如下。
一、归档范围
声像档案一般是指本部门在重大活动、重大事件中形成的，具有保存价值的照片、视音频档案（可参考附件1《浙江大学重大活动、重大事件档案管理办法》）。各立卷部门请对照《浙江大学立卷部门档案归档范围和保管期限规定（2025修订版）》（附件2），应归尽归。2024年度及四校合并以来形成的声像档案请一并归档。
二、归档要求
1.照片应以活动或事件为单位进行整理，一个活动或一个事件为一卷，并在浙江大学数字档案管理系统上传电子版，视音频应以活动或事件为单位进行整理拷贝移交，卷名原则上都应包括时间、地点、人物、事由、背景、拍摄（录音）者等六要素。
2.填写《声像档案归档清单》（详见附件3），办理移交时须提供《声像档案归档清单》纸质版和电子版。纸质版一式两份，由专（兼）职档案员、档案工作分管领导签字，并加盖所在立卷部门公章；电子版（包括纸质版pdf扫描件、office格式电子文档）发送给档案馆特种档案办公室王老师。
三、办理须知
1.办理时间: 2024年度及四校合并以来形成的声像档案，请于2025年5月底前完成归档。
2.办理地点：档案馆特种档案办公室（西溪校区艺术楼C410室）。3.联系人：王老师（88273292），邮箱：wangbingbing@zju.edu.cn
附件 1《浙江大学重大活动、重大事件档案管理办法》
2《浙江大学立卷部门档案归档范围和保管期限规定（2025修订版）》
3《声像档案归档清单》
浙江大学档案馆
2025年4月7日