关于印发《浙江大学归档文件整理规则》的通知
各校区管委会、各学院，各部，直属各单位：
经研究决定，现将《浙江大学归档文件整理规则》印发给你们，请遵照执行。
校长办公室
二ＯＯ一年四月十八日
附件：《浙江大学归档文件整理规则》
为了适应档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理方法，以减轻我校各部门文书立卷的归档工作量，提高工作效率，遵照国家档案局《归档文件整理规则》（送审稿）原则要求，吸收有关高校文书立卷改革经验，结合我校档案工作实际，特制订《浙江大学文书档案归档文件整理规则》（试行）。
一、范围
本规则适用于我校机关各部（处）、各直属单位、各学院（系）、后勤系统等部门和单位。
二、定义
本规则采用下列定义：
1、归档文件
在公务活动中形成的、办理完毕、具有保存价值、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
２、整理
将归档文件以件为单位组成有序体系的过程，包括分类、排列、编页号、编目、装盒等环节。
３、件
归档文件的整理单位。?般以每份文件为一件；文件正本与定稿为一件；正件与附件为一件；报表、名册、图册等，一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
三、整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管与利用。
四、整理要求
1、归档文件应齐全完整。去除金属物；已破损文件应予托裱；字迹模糊或易退变的文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。
2、整理归档文件的字迹应确保其耐久性，禁止使用铅笔、圆珠笔、红笔、纯蓝笔等不耐久笔书写。纸张、装具等应有利于档案保护。
五、整理规则
1、分类
归档文件应“按年度、按类目、按立卷部门”分类。
《浙江大学档案实体分类方案》规定的类目有“党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会”等。
我校“立卷部门”划分参见《浙江大学立卷部门归档范围和保管期限规定编制说明》。
2、排列
归档文件按上述分类后，收（发）文按文号或成文日期顺序排列。每一件内，文件正本在前，定稿在后；转发件在前、被转发件在后；来文与复文：（1）同一年度、一般性事情的来文与复文作为一件（复文在前，来文在后），该件标题用复文标题；（2）学校向上级的重要请示，上级对我校重要事情的批复各自作为一件，为查阅调取文件方便，这二个相关文件实体应放在同一档案盒里。（3）不同年度的来文与复文，则分开各自作为一件。
会议文件、统计报表、简报、刊物等应分别排列在一起。
3、编页号
盒内归档文件按排列顺序在文件右下角编连续页号。盒内的文件数量，根据档案盒的空间容量确定。
4、编目
存放在同一盒内的归档文件应按件顺序编制盒内目录。其内容为：档号、盒名、盒内目录表。
（1）档号
每一个档案盒编一个档号，它是存取档案的代号，也是档案实体排架的依据，反映了档案实体存放的物理位置。
档号编制方法（由校档案馆负责）：
组 成：全宗 — 年度号 — 类目号 — 盒号
全 宗： 浙江大学 （或用代号 ZD）
年度号：文件形成自然年度的四位阿拉伯数字标注公元纪年，例如：1999年文件，用“1999”。
类目号： DQ —党群类，XZ—行政类，SB—设备类，CP—产品类，WS—外事类； JX11—教学类，KY11—科研类，JJ11—基建类， CB11—出版类， CK11—财会类
盒 号：从“1”开始编流水号。
（2）盒名
档案盒是归档文件的保管单位。盒名应“简单、明了”。例如“教育部1999年来文”、“人事处1999年发文”、“科技处1999年收文”等等，如果立卷部门一个年度内收（发）文较多，可用（一）、（二）区分。
（3）盒内目录表
目录表内设置如下栏目：
序号：文件在盒内的顺序号
文号：文件的发文字号。
责任者：归档文件的发文机关或署名者。署名为“浙江大学”的文件以“发文机关代字”识别其责任者，例：浙大发人（1999）01号文，责任者是人事处。
题 名：文件标题。没有标题的应予以拟写；标题不规范的应予以改写，外加“[ ]”号附于原标题后。
日 期：文件的成文日期。在表示年、月数字的右下角标注“.” 号，例如，文件落款日期是一九九九年九月十日，标“1999.09.10”。
页 号：每一件归档文件首页在盒内的连续页次。
密 级：每一件归档文件的密级。绝— 绝密，机 —机密，秘—秘密，内—内部；普发性文件等不保密材料 —空缺。
保管期限：每件归档文件的保管期限。永–永久，长—长期， 短—短期。
备 注 ：归档文件的简要说明，例如：某文件经鉴定销毁，则盖“销毁”章等
盒内目录用纸尺寸采用国内通用16开型（或国际?准A4型），盒内目录须装订，防止不慎盒内目录缺页后，存放在盒内的文件失去原始依据。
（4）填写备考表
备考表置于盒内文件之后。其内容有：内存归档文件数、总计页数；盒内文件情况说明（例如盒内文件缺损、修改、补充、移出等）；整理者（归档部门整理文件材料的人员姓名）；归档日期。
六、装盒
按盒内目录、归档文件、备考表”先后顺序装入档案盒。
附一：档案盒格式、尺寸及备考表式样
盒外型尺寸：长305mm，宽220mm ，盒脊厚度分40mm,20 mm二种。
盒脊标注：上方标全宗名称“浙江大学”，下方即离底40mm起标注档号。
盒面样式 盒脊 备考表 ……………